Pengertian Sistem Kearsipan

September 19, 2024 Post a Comment

Pengertian sistem kearsipan

Sistem Kearsipan merupakan sistem yang mencangkup seluruh aktifitas dan pengelolaan arsip.Berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009 Pengelolaan Arsip ini meliputi penciptaan, pemanfaatan, penyimpanan dan penemuan kembali, tahap pemindahan, penyusutan serta pemusnahan arsip. 1.

Apa saja jenis jenis sistem kearsipan?

5 SISTEM PENYIMPANAN ARSIP SESUAI STANDAR.
SISTEM ABJAD/ALPHABETICAL FILLING SYSTEM.
SISTEM NOMOR/NUMERICAL FILLING SYSTEM. ...
SISTEM TANGGAL/CHRONOLOGICAL FILLING SYSTEM. ...
SISTEM WILAYAH/GEOGRAPHICAL FILLING SYSTEM. ...
SISTEM SUBJEK/SUBJECTICAL FILLING SYSTEM.

Apa saja tujuan dari sistem kearsipan?

Adapun tujuan kearsipan yaitu:

Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
Jika dibutuhkan bisa ditemukan dengan cepat dan tepat.
Menghemat waktu dan tenaga.
Menghemat tempat penyimpanan.
Menjaga rahasia arsip.
Menjaga kelestarian arsip.

Apa yang dimaksud dengan kearsipan menurut para ahli?

Berdasarkan Pengertian Kearsipan menurut para ahli di atas , bahwa kearsipan adalah sebuah kegiatan atau proses pengelolaan arsip yang mengatur dan Page 7 14 menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis. Selain itu kearsipan juga merupakan proses penyusutan dan penyimpanan warkat asli atau salinannya.

Berapa sistem kearsipan?

Sugiarto (2005) menjelaskan ada enam sistem penyimpanan arsip, yakni sistem abjad, sistem geografis, sistem subjek, sistem nomor, sistem tanggal dan sistem warna. Sistem warna dalam penyimpanan dokumen berfungsi sebagai identitas atau ciri khas tertentu. Sistem warna bisa dikombinasikan dengan sistem penyimpanan lain.

Jelaskan apa yang dimaksud dengan sistem kearsipan dengan sistem subjek?

Sistem penyimpanan subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokkan nama masalah/subjek pada isi surat.

Apa saja ruang lingkup kearsipan?

Ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan meliputi keseluruhan penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Apa peran dan fungsi arsip?

Peran penting arsip mempunyai fungsi sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi publik dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, akuntabilitas suatu kegiatan.

Apa contoh dari arsip?

Misalnya: Surat-surat, warkat, akte notaries, SK pendirian bangunan, sertifikat tanah, surat kontrak, kuitansi, cek, laporan-laporan, micro fiche, foto-foto dan lain-lain.

Apa perbedaan antara arsip dan kearsipan?

Sekian pembahasan mengenai perbedaan arsip dan kearsipan, untuk perbedaan mendasar adalah arsip merupakan media atau barang sedangkan kearsipan merupakan cara atau teknik yang mengatur dalam penyimpanan arsip agar dalam pencarian informasi atau arsip akan mudah dilakukan.

Apa saja karakteristik arsip?

Karakteristik-karakteristik Arsip Autentik, dokumen mempunyai informasi-informasi fakta yang aktual dan faktual yang berisi informasi waktu dan tempat dokumen tersebut diterima, lalu terdapat tujuan aktivitas serta bukti kebijakan dan organisasi yang menyusun dokumen tersebut.

Langkah-langkah sistem subjek?

Langkah-langkah menyimpan arsip dengan sistem subjek yaitu: Memeriksa surat yang akan diarsipkan. Mengindeks dengan cara membagi subjek atau permasalahan surat dengan mencocokan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Memberi kode berdasarkan subjek atau permasalahan surat.

Bagaimana Tata Cara Melakukan arsip sistem subjek?

Langkah-langkah menyimpan arsip sistem subjek pada dasarnya sama dengan sistem-sistem yang lain, yaitu sebagai berikut.

a. memeriksa berkas.
b. mengindeks. ...
c. mengode. ...
d. menyortir. ...
e. menempatkan.

Ada berapakah kelebihan sistem subjek?

Sistem Subjek (Subjectical Filing System) Kelebihan dari sistem ini terletak pada kemudahan dalam mencari keterangan yang dibutuhkan dan juga dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.

Apa tujuan dari penyusutan arsip?

Tujuan penyusutan arsip adalah : 1. Mendapatkan penghematan dan efisiensi. 2. Pendayagunaan arsip dinamis aktif dan inaktif. 3. Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih diperlukan dan bernilai tinggi. 4. Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi.

Langkah langkah pertama kegiatan pengelolaan arsip adalah?

Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengelolaan arsip adalah sebagai berikut: Mengumpulkan seluruh arsip. ... Kecuali arsip-arsip yang telah tertata rapih dan mempunyai daftar.

Menyiangi arsip.
Memilah arsip. ...
Menyatukan berkas. ...
Memasukkan berkas kedalam folder arsip. ...
Mencatat / membuat daftar arsip.

Bagaimana cara mengelola arsip dinamis?

Pengelolaan Arsip Dinamis Terdiri dari :

Penciptaan. – Manajemen Formulir. – Tata Naskah Dinas.
Penggunaan dan Pemeliharaan. – Pengurusan Surat. – Sistem Pemberkasan dan Penemuan Kembali. – Program Arsip Vital.
Penyusutan Arsip. – Pemindahan arsip inaktif, – Pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna.

Apa 3 Manfaat sistem kearsipan?

manfaat dari penyelenggaraan sistem kearsipan , antara lain :

aktivitas kantor atau organisasi jadi lancar.
sebagai alat pengingat.
Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat" penting mengenai kemajuan organisasi.
Sebagai alat penyimpanan warkat.
Dapat dijadikan bahan dokumentasi.

Apa tujuan penilaian arsip?

Penilaian arsip adalah proses menentukan jangka waaktu simpan dan nasib akhir arsip dilihat dari aspek fungsi dan substansi informasinya serta karakteristik fisik/nilai intristiknya yang dilakukan melalui langkah- langkah teknis pengaturan secara sistematis dalam unit-unit informasi.